En este artículo revisamos los plazos de conservación de documentos según el Código de Comercio y las leyes fiscales de México (SAT)
Para cualquier Director Administrativo o Dueño de Empresa, el archivo muerto suele ser un “agujero negro” de papel. La tentación de depurar para ganar espacio es grande, pero el riesgo de destruir un documento que una autoridad podría exigir es aún mayor.
¿Cuándo es seguro destruir y cuándo es obligatorio conservar? En Mercury hemos sintetizado los plazos legales clave para que su organización opere con total certeza jurídica.
1. El estándar fiscal: La regla de los 5 años
De acuerdo con el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, la regla general para la contabilidad, facturas (CFDI) y comprobantes de pago es de 5 años. Este plazo comienza a contar a partir de la fecha en que se presentó la declaración fiscal relacionada con dichos documentos.
Sin embargo, existen excepciones críticas donde el plazo es permanente o mucho más largo:
- Actas constitutivas y libros de actas.
- Contratos de préstamos y estados de cuenta bancarios que amparen capitalizaciones.
- Documentación relacionada con juicios o recursos administrativos en curso.
2. El Código de Comercio: ¿Por qué 10 años?
Muchos olvidan que el Artículo 49 del Código de Comercio establece una obligación distinta: los comerciantes deben conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años.
Esto significa que, aunque el SAT ya no pueda requerirle una factura de hace 7 años, un conflicto mercantil entre particulares podría exigir dicha evidencia física.
3. Expedientes Laborales y Seguridad Social
En el ámbito de Recursos Humanos, la Ley Federal del Trabajo y la Ley del Seguro Social marcan sus propios ritmos:
- Nóminas y recibos: Se recomienda conservarlos por 5 años (alineado con facultades de comprobación del IMSS e INFONAVIT).
- Contratos laborales: Deben conservarse durante toda la vigencia de la relación laboral y hasta que prescriban posibles acciones legales tras la baja del empleado (generalmente un año después del finiquito, aunque se recomiendan 5 años para seguridad total).
4. El peligro de la “acumulación por miedo”
Guardar todo “por si acaso” es tan peligroso como destruir antes de tiempo. La acumulación desmedida:
- Aumenta costos: Paga renta por aire y papel inútil.
- Dificulta auditorías: Entre más papel desorganizado haya, más tiempo pierde su personal buscando un dato crítico.
- Riesgo de Datos Personales: Mantener expedientes viejos con datos sensibles sin control aumenta su exposición a multas seguún lo establecido por el INAI en la ley de protección de datos personales.
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Cumplir con la normativa no tiene por qué ser un dolor de cabeza para su empresa. Mientras las leyes y los plazos de conservación evolucionan, en Mercury nos encargamos de que su información esté siempre segura, organizada y disponible para cualquier auditoría.
No deje el cumplimiento de su organización al azar. Permita que nuestros expertos realicen un diagnóstico de su archivo actual y le ayuden a diseñar una estrategia de custodia y digitalización de documentos a prueba de riesgos.
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Aviso de responsabilidad: El contenido de este artículo es de carácter informativo y está basado en las normativas vigentes a la fecha de su publicación. No constituye asesoría legal o contable formal. Cada empresa posee necesidades específicas, por lo que recomendamos consultar con sus asesores legales o con los expertos de Mercury para obtener una solución adaptada a su cumplimiento normativo.
