Cumplimiento Normativo
En el entorno empresarial actual, el cumplimiento normativo es un aspecto crucial para el éxito de las empresas. Las regulaciones y normativas relacionadas con la conservación de documentos son cada vez más complejas y exigentes, lo que representa un desafío para las empresas que aún utilizan métodos tradicionales de gestión documental.
Estadísticas:
- El 75% de las empresas están preocupadas por el cumplimiento de las regulaciones relacionadas con la conservación de documentos. (https://www.compliancewire.com/)
- Las empresas que no cumplen con las regulaciones relacionadas con la conservación de documentos pueden enfrentar multas de hasta $1 millón. (https://www.ftc.gov/)
- Los costos asociados con el incumplimiento de las regulaciones relacionadas con la conservación de documentos pueden ser hasta 10 veces más altos que los costos de la digitalización. (https://www.aiim.org/)
- La digitalización de documentos puede ayudar a las empresas a reducir el riesgo de incumplimiento en un 90%. (https://www.ironmountain.com/)
Beneficios de la digitalización de documentos para el cumplimiento normativo:
- Mejora la seguridad y el control de los documentos: Los documentos digitales pueden ser almacenados de forma segura en un repositorio centralizado, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o alteración de documentos.
- Facilita el acceso a los documentos: Los documentos digitales pueden ser fácilmente accedidos y recuperados por los usuarios autorizados, lo que facilita el cumplimiento de las solicitudes de información y las auditorías.
- Automatiza la gestión de documentos: Los documentos digitales pueden ser gestionados de forma automática, lo que elimina la necesidad de procesos manuales y reduce el riesgo de errores.
- Mejora la trazabilidad de los documentos: Los documentos digitales pueden ser rastreados y auditados fácilmente, lo que facilita el cumplimiento de las regulaciones relacionadas con la cadena de custodia.
- Reduce los costos de almacenamiento: Los documentos digitales ocupan menos espacio físico que los documentos físicos, lo que puede reducir los costos de almacenamiento.
En resumen, la digitalización de documentos es una herramienta poderosa que puede ayudarte a cumplir con las regulaciones y normativas relacionadas con la conservación de documentos. Si aún no estás digitalizando tus documentos, te recomiendo que lo hagas cuanto antes.
¿Cómo Mercury Data puede ayudarte a digitalizar tus documentos y cumplir con las regulaciones?
Mercury Data ofrece una amplia gama de servicios de digitalización de documentos que te pueden ayudar a cumplir con las regulaciones y normativas relacionadas con la conservación de documentos. Contamos con la experiencia y la tecnología para ayudarte a:
- Digitalizar tus documentos físicos.
- Implementar un sistema de gestión documental digital que cumpla con las regulaciones.
- Capacitar a tus empleados en el uso de las nuevas tecnologías.
- Desarrollar estrategias para mantener tus documentos digitales seguros y accesibles.
Contacta con nosotros hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a digitalizar tus documentos y cumplir con las regulaciones.
Recuerda: El cumplimiento normativo es esencial para el éxito de tu empresa. La digitalización de documentos puede ayudarte a cumplir con las regulaciones, reducir el riesgo de incumplimiento y proteger tu reputación.