IDENTIFICA
Identifica los medios y soportes donde se encuentran tus documentos digitales, los cuales pueden ser:
Computadoras, celulares, cámaras digitales, medios extraíbles: tarjetas de memoria, CD, DVD, USB, discos duros portátiles, la Web, correo electrónico, redes sociales, almacenamiento en la nube, entre otros.
DEPURA
De todos tus documentos, elige cuales son los más importantes, y depura el resto para que no ocupes almacenamiento de más. Si tienes diferentes versiones de un solo documento ten en cuenta los siguientes tips:
- El de mejor calidad.
- La última versión o la más completa.
- La que se pueda reproducir más fácilmente.
El nombre que darás a tus documentos tiene que ser coherente para facilitar su búsqueda y recuperación en el transcurso del tiempo.
- No utilices acrónimos ni abreviaturas
- No utilices códigos, números o símbolos
- Puedes crear categorías de archivos para su clasificación: fotos, música, trabajo, facturas, etc…
ALMACENA
Puedes almacenar todos tus archivos en un solo lugar: CD’s, DVD´s, discos duros, portátiles, o almacenamiento en la nube. Nosotros recomendamos el hosting en la nube. Así donde te encuentres podrás tener acceso a tu archivo y no se podrá echar a perder.
Si es posible, guarda tus archivos en un formato abierto:
- Algunos formatos abiertos para documentos: PDF, RTF, TXT, HTML, XML.
- Algunos formatos abiertos para multimedia:
- PNG: formato de imagen
- MNG: formato de vídeo
- SVG: formato de gráficos
- FLAC: formato de audio
Para mantener al cien tu archivo digital, administra tus copias de seguridad al menos una vez al año para asegurar la consulta de todos tus documentos digitales. No olvides verificar que las copias de seguridad estén almacenadas correctamente.