Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su destrucción. Este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.
La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo evita la pérdida de tiempo causada por que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como su duplicidad. Es importante establecer un estado para el documento.
Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un workflows. Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de gestión documental. Gracias a una buena herramienta se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos y workflows para los procesos documentales y contenidos.
¿Qué etapas atraviesa este ciclo?
Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada que pasará por diferentes manos.
Organización y clasificación: Gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos, normalmente en documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records managment.
Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de cada una de las personas que tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos.
Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se tendrán para visualizar o editar. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad.
Resguardo o Destrucción: Se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo de la empresa, es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.
No todos los documentos comparten el mismo ciclo de vida. Un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar procedimientos para evitar duplicidad de tareas de forma simultánea.
E-mails
Se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado.
Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, lo que se puede hacer es digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.
Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. Aplicado su flujo de aprobación, se publica dentro de unos espacios internos del personal involucrado.
Por ley se deben conservar las facturas durante cinco años y se asigna un calendario de conservación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimientos pertinentes de auditoría.
Nóminas
El ciclo de vida de la nómina puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse en un software de Recursos Humanos.
Otros documentos técnicos
Ciertos documentos, se almacenan hasta que el proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.