Más allá de la Digitalización
En la era digital, la gestión documental se ha convertido en un aspecto crucial para el éxito de las empresas. Si bien la digitalización de documentos es un paso fundamental, existen numerosos servicios adicionales que permiten optimizar este proceso y sacar el máximo provecho de la información almacenada.
Mercury Data va más allá de la simple conversión de documentos físicos a formato digital, ofreciendo una amplia gama de servicios integrales para la gestión documental eficiente. Estos servicios incluyen:
1. Gestión Digital:
- Implementación de un Sistema de Gestión Documental (SGD): Te ayudamos a seleccionar e implementar el SGD adecuado para tu empresa, optimizando la organización, almacenamiento y control de tus documentos digitales.
- Gestión del Ciclo de Vida del Documento: Definimos y gestionamos el ciclo de vida de tus documentos, desde su creación hasta su eliminación, garantizando su correcto uso y conservación.
- Automatización de Procesos Documentales: Automatizamos tareas repetitivas como la clasificación, indexación y distribución de documentos, liberando tiempo para actividades más estratégicas.
2. Resguardo de Cajas:
- Almacenamiento Seguro: Protegemos tus documentos físicos en instalaciones seguras con control de acceso, monitoreo constante y sistemas contra incendios.
- Condiciones Óptimas: Mantenemos las condiciones ambientales adecuadas (temperatura, humedad) para preservar la integridad de tus documentos físicos.
- Inventario y Control: Llevamos un registro detallado de tus cajas almacenadas, facilitando su ubicación y recuperación cuando sea necesario.
3. Organización de Archivos Físicos y Digitales:
- Clasificación y Ordenación: Clasificamos y ordenamos tus archivos físicos y digitales de acuerdo a criterios predefinidos, mejorando la accesibilidad y el control de la información.
- Creación de Catálogos y Expurgos: Elaboramos catálogos digitales para facilitar la búsqueda de documentos y realizamos expurgos periódicos para eliminar información obsoleta o innecesaria.
- Digitalización de Archivos Físicos: Convertimos tus archivos físicos a formato digital, integrando la información a tu sistema de gestión documental para una gestión integral.
4. Servicios Especializados en Sitio:
- Digitalización en Sitio: Digitalizamos tus documentos en tus propias instalaciones, minimizando riesgos de pérdida o traslado y garantizando la confidencialidad de la información.
- Consultoría en Gestión Documental: Te asesoramos en la implementación de las mejores prácticas para la gestión documental, optimizando tus procesos y reduciendo costos.
- Capacitación a Empleados: Brindamos capacitación a tus empleados en el uso de herramientas y sistemas de gestión documental, mejorando su productividad y eficiencia.
5. Administración de Archivos:
- Gestión de Expedientes: Administramos tus expedientes físicos y digitales, garantizando su integridad, confidencialidad y accesibilidad.
- Cumplimiento Normativo: Te ayudamos a cumplir con las normas y regulaciones aplicables a la gestión de archivos, protegiendo tu empresa de sanciones legales.
- Asesoría Legal: Brindamos asesoría legal en materia de gestión documental, asegurando el manejo adecuado de la información sensible.
6. Caja Corrugada para Archivo:
- Soluciones de Almacenamiento: Ofrecemos una amplia gama de cajas corrugadas para archivo, diseñadas para proteger y organizar tus documentos físicos de manera eficiente.
- Materiales de Alta Calidad: Utilizamos materiales de alta calidad y resistencia para garantizar la durabilidad de las cajas y la protección de tus documentos.
- Variedad de Tamaños y Modelos: Contamos con una amplia variedad de tamaños y modelos para adaptarse a tus necesidades específicas de almacenamiento.
7. Depuración y Destrucción de Archivos:
- Evaluación y Selección: Evaluamos tus archivos físicos y digitales para identificar aquellos que ya no son necesarios o que han perdido su valor legal o histórico.
- Destrucción Segura: Destruimos tus archivos de manera segura y certificada, cumpliendo con las normas ambientales y de seguridad.
- Certificado de Destrucción: Te entregamos un certificado de destrucción que respalda el proceso y te protege de responsabilidades legales.
En resumen, Mercury Data te ofrece una amplia gama de servicios integrales para la gestión documental eficiente, que van más allá de la simple digitalización de documentos. Te ayudamos a optimizar tus procesos, mejorar la eficiencia, reducir costos y proteger la información confidencial de tu empresa.
Contacta con nosotros hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a alcanzar tus objetivos de gestión documental.
Recuerda: La gestión documental eficiente es fundamental para el éxito de tu negocio. Mercury Data te ofrece las herramientas, los servicios y la experiencia que necesitas para lograrlo.