Almacenamiento de archivos

Cuando se habla de la información de una empresa se debe ser muy cautelosos con su manejo y almacenamiento.
Las empresas manejan una gran cantidad de documentos, desde personales hasta datos de clientes o proveedores, que pueden ocupar un espacio importante dentro de una oficina.
Los documentos deben de conservarse ordenados y clasificados, además de cumplir con 4 características básicas:

• Autenticidad: El documento debe de coincidir con el registro de la persona que lo creó (https://www.digirey.com/que-es-archivo-muerto).[11]

• Confiabilidad: La información contenida debe ser corroborada o brindar la seguridad de la fuente (https://www.albadoc.com/la-preservacion-documental-en-los-archivos/).[12]

• Integridad: La fuente debe de ser de confianza, de lo contrario se anula el documento (https://www.digirey.com/que-es-archivo-muerto).[11]

• Ser útil: Razón por la que conserva, para futuras referencias o consultas (https://www.filecenter.com.mx/que-es-un-archivo-muerto-y-por-que-es-importante-en-aguascalientes-filecenter/).[13]

Cuando las empresas utilizan el archivo físico, es común guardarlos sin darse cuenta del espacio que ocupan; así como conocer sus características para saber si se considera archivo muerto o inactivo.

¿Qué es el archivo muerto?
El archivo muerto es todo documento que ha expirado o que ya no es útil para la empresa. Todo documento tiene un tiempo de vida, generalmente de cuatro a cinco años, dependiendo de su valor, ya que también pueden tener una renovación. La ley establece plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación (https://www.normadat.es/archivos-muertos-y-tiempo-de-conservacion-de-los-documentos/).[14]
Una vez que este plazo ha terminado se tiene que proceder a la destrucción del archivo garantizando su seguridad y privacidad.

Para que los documentos se conserven adecuadamente, debes tener en cuenta varios puntos para saber que es el sitio adecuado, como:

Ventilación

• Las condiciones ambientales del depósito y espacio tienen que garantizar la conservación del documento (https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/medidas_preventivas.pdf).[15]

• Los estantes deben permitir una adecuada ventilación a través de ellos (https://filemanager.mx/index.php/2023/08/15/consejos-para-manejar-el-archivo-muerto-de-forma-eficiente/).[16]

Iluminación
– Evitar luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible, coloca cortinas gruesas en las ventanas (https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/medidas_preventivas.pdf).[15]
– Las instalaciones eléctricas tienen que estar por fuera del depósito y en perfectas condiciones (https://filemanager.mx/index.php/2023/08/15/consejos-para-manejar-el-archivo-muerto-de-forma-eficiente/).[16]

Contenedores
– No se recomienda perforar los documentos (https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/2.4.%20PROGRAMA_DE_DOCUMENTOS_ESPECIALES.pdf).[17]
– No se recomienda que estén en contacto con material metálico (https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/2.4.%20PROGRAMA_DE_DOCUMENTOS_ESPECIALES.pdf).[17]
– Se deben almacenar en fólders o carpetas de la A a la Z y etiquetar cada contenedor (https://www1.funcionpublica.gov.co/documents/34645357/34703150/guia-documentos-especiales.pdf/0b25c116-adce-4c98-91af-6059d89182a7?t=1737064003504).[18]
– El material y el diseño del contenedor debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar (https://www.albadoc.com/la-preservacion-documental-en-los-archivos/).[12]
– Para el del contenedor no deben utilizarse adhesivo o materiales metálicos (https://www.albadoc.com/la-preservacion-documental-en-los-archivos/).[12]
– Los mejores contenedores son elaborados en cartón con pH neutro o aplicar al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto (https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/2.4.%20PROGRAMA_DE_DOCUMENTOS_ESPECIALES.pdf).[17]
– Se recomienda emplear Carpetas con material que tenga pH neutro, de color claro, con tintes y pigmentos resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua (https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/2.4.%20PROGRAMA_DE_DOCUMENTOS_ESPECIALES.pdf).[17]

Mantenimiento de instalaciones

• Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente (https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/medidas_preventivas.pdf).[15]

• Se deben hacer inspecciones periódicas, observando si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad (https://filemanager.mx/index.php/2023/08/15/consejos-para-manejar-el-archivo-muerto-de-forma-eficiente/).[16]

• La inspección debe incluir extintores, sistemas de señalización, instrumentos de medición, etc; confirmando que estén en condiciones de uso (https://filemanager.mx/index.php/2023/08/15/consejos-para-manejar-el-archivo-muerto-de-forma-eficiente/).[16]

Estantería

• Debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos (https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/medidas_preventivas.pdf).[15]

• Se recomiendan estantes de láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo (https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/medidas_preventivas.pdf).[15]

• La estantería no debe estar recostada sobre los muros, debe haber un espacio mínimo de 20 cm (https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/medidas_preventivas.pdf).[15]

Documentos Especiales
Para documentos especiales o dispositivos de almacenamiento en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos, fotografía, entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá cuenta lo siguiente:

• Almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro y nunca emplear materiales plásticos (https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/2.4.%20PROGRAMA_DE_DOCUMENTOS_ESPECIALES.pdf).[17]

• Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y en un contenedor elaborado en material estable y químicamente inerte (https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Gestion%20Documental/2.4.%20PROGRAMA_DE_DOCUMENTOS_ESPECIALES.pdf).[17]

• Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda o contenga vapores y moléculas ácidas retenidas en su estructura (https://www1.funcionpublica.gov.co/documents/34645357/34703150/guia-documentos-especiales.pdf/0b25c116-adce-4c98-91af-6059d89182a7?t=1737064003504).[18]

Mercury cuenta con las mejores condiciones para que el resguardo de archivo no sea un problema para ti.
Conoce nuestra gama de servicios de gestión documental o contáctanos para más información.