Cuando se habla de la información de una empresa se debe ser muy cautelosos con su manejo y almacenamiento.
Las empresas manejan una gran cantidad de documentos, desde personales hasta datos de clientes o proveedores, que pueden ocupar un espacio importante dentro de una oficina.
Los documentos deben de conservarse ordenados y clasificados, además de cumplir con 4 características básicas:
Autenticidad: El documento debe de coincidir con el registro de la persona que lo creo.
Confiabilidad: La información contenida debe ser corroborada o brindar la seguridad de la fuente.
Integridad: La fuente debe de ser de confianza, de lo contrario se anula el documento.
Ser útil: Razón por la que conserva, para futuras referencias o consultas.
Cuando las empresas utilizan el archivo físico, es común guardarlos sin darse cuenta del espacio que ocupan; así como conocer sus características para saber si se considera archivo muerto o inactivo.
¿Qué es el archivo muerto?
El archivo muerto es todo documento que ha expirado o que ya no es útil para la empresa. Todo documento tiene un tiempo de vida, generalmente de cuatro a cinco años, dependiendo de su valor, ya que también pueden tener una renovación. La ley establece plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Una vez que este plazo ha terminado se tiene que proceder a la destrucción del archivo garantizando su seguridad y privacidad.
Para que los documentos se conserven adecuadamente, debes tener en cuenta varios puntos para saber que es el sitio adecuado, como:
Ventilación
-Las condiciones ambientales del depósito y espacio tienen que garantizar la conservación del documento.
-Los estantes deben permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Iluminación
–Evitar luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible, coloca cortinas gruesas en las ventanas.
–Las instalaciones eléctricas tienen que estar por fuera del depósito y en perfectas condiciones.
Contenedores
–No se recomienda perforar los documentos.
–No se recomienda que estén en contacto con material metálico.
-Se deben almacenar en fólders o carpetas de la A a la Z y etiquetar cada contenedor.
-El material y el diseño del contenedor debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar.
-Para el del contenedor no deben utilizarse adhesivo o materiales metálicos.
–Los mejores contenedores son elaborados en cartón con pH neutro o aplicar al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
-Se recomienda emplear Carpetas con material que tenga pH neutro, de color claro, con tintes y pigmentos resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua.
Mantenimiento de instalaciones
-Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente.
-Se deben hacer inspecciones periódicas, observando si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad.
-La inspección debe incluir extintores, sistemas de señalización, instrumentos de medición, etc; confirmando que estén en condiciones de uso.
Estantería
-Debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
-Se recomiendan estantes de láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo.
-La estantería no debe estar recostada sobre los muros, debe haber un espacio mínimo de 20 cm.
Documentos Especiales
Para documentos especiales o dispositivos de almacenamiento en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos, fotografía, entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá cuenta lo siguiente:
-Almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro y nunca emplear materiales plásticos.
-Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y en un contenedor elaborado en material estable y químicamente inerte.
-Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda o contenga vapores y moléculas ácidas retenidas en su estructura.
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