La gestión del tiempo nos ayuda a aumentar la eficiencia, la efectividad y la productividad.
Si el tiempo se gestiona de forma adecuada en el trabajo, podrás alcanzar la satisfacción profesional y lograr lo que te propongas.
Los motivos más frecuentes de una mala gestión del tiempo en el trabajo son:
No tener identificados todos los objetivos, ya que no le da la importancia y el orden a cada tarea.
No ocupar la tecnología o dar mal uso de herramientas que ya existen y se encargan de administrar mejor el tiempo, ya sea a una agenda u organizador de tareas como iCal, Doodle, Google Calendar, Evernote, o Toggle. Los proyectos se pueden gestionar con Trello, Asana o Basecamp.
Existen muchas más herramientas para compartir información y/o comunicarse como: Teamviewer, Google Drive, Slack o Feedly, Google Drive, Smash, Dropbox y Skydrive.
No priorizar tareas o labores y procrastinar, tenemos que saber cuáles son las tareas importantes o urgentes y no solo hacer las que resultan más cómodas. Para evitarlo se puede hacer una lista la noche anterior o por la mañana antes de empezar a laborar, delimitando las urgencias, lo importante, y evitar la multitarea.
No planificar a futuro las tareas, debemos identificar y señalar cada una de las tareas y su periodicidad, ya sea anual, mensual, semanal o diaria. Cuando se tienen las actividades bien ubicadas, ningún imprevisto evitará que no se cumpla un objetivo.
Falta de comunicación efectiva. Toda comunicación debe ser simple, directa y no personal. Cuando se tiene una reunión es importante cumplir el objetivo de esta, y evitar más reuniones innecesarias. Si es posible comunicarlo todo por correo o mensaje es mejor a perder tiempo.
Estos son 6 tips para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo:
- Haz una lista de tareas: Escribe todas las tareas que debes realizar y ordénalas por prioridad. Enfócate en las 5 más importantes, si no puedes terminarla no te frustres. Hiciste tu mejor esfuerzo.
- Ten metas realistas: Establece metas diarias o semanales que sean realistas y alcanzables. Evita la frustración.
- Utiliza un calendario: Planifica tu día y establece una fecha límite en cada tarea o actividad. Esto te ayudará controlar tus compromisos y a cumplir con tus objetivos, ser resolutivo y creativo.
- Elimina distracciones: Adecúa tu espacio de trabajo con música, aromaterapia, velas, etc, para enfocarte, así también identifica las distracciones y trata de eliminarlas, como: desactiva las notificaciones de redes sociales, chats, no respondas llamadas sin identificar.
- Delega tareas: Si tienes la posibilidad hazlo. Podrás enfocarte en lo que es importante y evitarás sentirte abrumado.
- Toma descansos: Descansa 10 min por cada hora de trabajo, con estos pequeños espacios recargarás energía y mejorarás tu productividad.
- Aprende a decir NO, Enfócate en lo que es realmente importante y evita sobrecargarte. En el trabajo nada es personal, cuida tu paz y energía.
Esperamos que estos tips te ayuden, intégralos poco a poco para que te adaptes y logres una mejor gestión del tiempo con éxito.
