El estudio de los archivos es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Se remontan con la aparición de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega. Existe constancia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), de control de las personas (padrones), de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad), así como de documentación privada y militar (registros de soldados, quintas).
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur dieron muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.
El reparto de la documentación que existía es ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero se desconoce su clasificación original y los criterios empleados.
Se encontraron cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían en ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y con un punzón metálico les escribían. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos con climatización adecuada. Se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto o en nichos independientes, así como también se guardaban en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos eran de acceso restringido. Solo podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que se tiene noticia.
EGIPTO
En Egipto, se registraban las propiedades y la producción.
En muchos documentos existen notas con indicación de “pasar al archivo”, y “guardar correctamente”. Las clases de documentos que crearon eran de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y documentos privados.
Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. Cada provincia tenía su propio archivo y en él se depositaban actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc. Utilizan etiquetas para identificarlo, con año, símbolo del faraón, responsable del documento y asunto.
Iniciaron la práctica de destrucción o expurgo de documentos y su posterior reutilización.
GRECIA
Las fuentes son indirectas: los historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron causo la perdida de fuentes importantes para su historia.
Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo.
Los primeros archivos son los de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas y el acceso era público.
En Grecia, el jefe del archivo era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los escrivas. Surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal.
A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo los persas.
La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias.
En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un lado, se guardaban los originales, por otro los resúmenes y por otro los índices de los documentos originales. Evolucionan los archivos privados.
ROMA
Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Concentraba toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores.
Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. Existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia, así como de los Pontífices. Concentraban toda la documentación necesaria para la elaboración del calendario y las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye en piedra el Tabularium, el Archivo Central de Roma, en el Foro junto al Senado. Existía un archivo familiar llamado Tablinun y se situaba junto al altar de los dioses familiares.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales y el archivo del César, así como secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso se limitaba a determinados funcionarios y la documentación pública era un instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos eran centralizados hasta que Justiniano estableció que debería de existir uno por cada provincia.
LA EDAD MEDIA
Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito, por el descenso del nivel cultural.
No hay sedes físicas de los archivos. Solo se conservan archivos en los monasterios donde se reúnen los pocos que saben leer y escribir.
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en Aquigrán. Los vikingos acabaron con este archivo.
Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, con la consolidación de los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus documentos, pero no son fijos, van con el rey, por tanto, se pierde información. En la época visigoda aparece el thesaurus, que era el lugar en el cual se guardaban los documentos del rey, los códigos y los tratados internacionales.
En esta época se guardaban también los documentos de propiedades y privilegios feudales. Se desarrollan dos instrumentos archivísticos: Los registros – libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona o entidad y los Cartularios- manuscritos en forma de códice o rollo.
Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor se hacen por voluntad del que emite la documentación. Es la única institución que conserva la tradición administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad Media y solo se conservan los documentos solemnes y de valor.
La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer rey inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros importantes son los de la Corona de Aragón.
En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo inherente. Se introduce una clasificación sistemática y una cronológica, y se comienzan a conservar en legajos.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos privados.
El Antiguo Régimen
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio se debe a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid.
A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado, se caracteriza por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas. Portugal genera el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). Francia, intenta crear un archivo en el Louvre. Inglaterra, en 1578, crea un archivo para los papeles de Estado. Italia crea los archivos de Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos.
Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los cronológicos y los inventarios por asuntos.
A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística y se organizan los archivos administrativos. A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico difícil de conceder.
SIGLO XIX
Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se da origen al Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Nacen las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos.
Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos al papel, como la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados en los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.
Se detecta una conciencia de la documentación como fuente de información para el ejercicio del poder interno y externo. Se constata a través de los siguientes conceptos: Los derechos del Estado sobre los documentos públicos, conciencia de las entidades públicas o privadas sobre la importancia de sus documentos.
Durante el siglo XIX inicia el período de desarrollo archivístico, que configura la archivística como una disciplina creciente, el fin es concentrar la documentación de las entidades desaparecidas y concebir un sistema global de organización de los fondosdocumentales. Se crean grandes depósitos documentales para concentrar fondos. Estos archivos conservan documentación oficial y la documentación de las entidades religiosas desamortizadas.
Se comienza a diferenciar entre archivo histórico y administrativo.Nacen otros dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico, y la sintética que consisten en describir la mayor cantidad posible de documentación.
Nace el principio de respeto de los fondos basado en tres premisas: Todo fondo es producto natural de la actividad, la concepción del documento viene dada por su estructura interna y exige el conocimiento de los procesos administrativos del autor.
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo. En su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y una producción profesional más abundante. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesión continúa sin despegarse de su adscripción a la documentación histórica.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante es el que le da la legislación. Identifican que es un documento de archivo. Las necesidades de la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.
Se crean redes y sistemas de archivos. Una red es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos, el personal y los archivos.
La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de organización social.
La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y el campo de actuación de la archivística se extiende al de la Administración. La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos inéditos como el audiovisual y la informática.
Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivístico desborda el ámbito nacional y trasciende a lo universal.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados, pero eso termina creando redes de cooperación y sistemas de archivos.
Miguel Ángel Fernández García