La optimización de la gestión documental mejora la eficiencia de los procesos por los que pasan los documentos y aseguran su utilidad y conservación.
Una buena gestión documental maximiza el valor de los documentos en formato papel. Estos archivos, al ser digitalizados, pueden ser vistos, impresos, compartidos y conservados, se vuelven “contenido activo”.
- Comprenderás la naturaleza y el ciclo de vida de cada documento
Cuando realizas una llamada y te dan los datos de contacto de un cliente, los registras en una base (física o digital) una vez que ya no sea útil, deberías pensar en como y donde archivarlo o destruirlo. La mejor opción es la destrucción certificada.
El ciclo de vida de los documentos está compuesto por las actividades o procesos que se llevan a cabo con ellos y las personas que los manejan.
2. Contarás con las instalaciones adecuadas para cada tipo de documento
No es lo mismo guardar contratos que discos duros o CD´s, deben mantener la humedad, la temperatura y la seguridad ideales para cada tipo de objeto.
3. Respetarás los cuatro pilares de la seguridad de la información
Deberás tener compromiso con la seguridad de la información, respetando su confidencialidad, asegurando la integridad de los archivos, considerando la disponibilidad y controlando su autenticación evitando falsificaciones o modificaciones.
4. Utilizarás un sistema de clasificación y recuperación
Hablando de “almacenar” información, lo hacemos erróneamente; ya que guardar documentación es «archivar», para después recuperar con facilidad. El sistema debe ser funcional y centrado en ahorrar tiempo de búsqueda y de recuperación.
5. Respetarás las reglas de negocio conociendo el workflow de cada tipo documental
En la creación de un workflow se describe el ciclo de vida del documento, incluyendo actividades de normalización y representación estructurada de la información, para asignar responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquiera de las fases de la gestión documental”.
6. Copiarás, copiarás, copiarás
Cuando se trata de” toda la información de tu empresa” debes realizar copias de seguridad diarias. Se pueden efectuar tanto en discos duros externos como con sistemas remotos, como Gran Backup, con doble garantía de seguridad y recuperación para grandes volúmenes de datos. Incluso, según la clase de información que se desee conservar, puede copiarse en ambos formatos para asegurar más.
7. Implementarás niveles de seguridad en el acceso a la documentación
Las empresas deben contar con un registro o seguimiento de acceso, para evitar pérdidas o la violación de información, lo que implica, la exigencia de la trazabilidad de cualquier dato.
8. Los recursos humanos estarán cualificados y entrenados.
Hay que concientizar y sensibilizar a todos los colaboradores de una empresa y controlar que no se realicen acciones que pongan en peligro la seguridad de la información.
9. Utilizarás los recursos tecnológicos disponibles
La existencia de herramientas tecnológicas digitales aporta soluciones que facilitan las actividades. Los tres principales avances tecnológicos en los que apoyarse son: la digitalización e indexación de documentos, los sistemas de gestión documental y “la nube”, el almacenamiento remoto y accesible desde internet.
10. Identificarás las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos
Hay que efectuar un análisis de riesgos y tratar de minimizarlos o transferirlos.