Organización de Archivos
¿Te ha pasado que necesitas un archivo y gastas la mitad del día en encontrarlo? Si te ha pasado probablemente sea hora de organizarlo. Tener una organización en tus archivos no sólo te facilitará el trabajo, además te ahorrará mucho tiempo y espacio.
Aquí te damos 4 sencillos pasos para llevar una buena organización y no mueras en el intento.
Paso 1: Separar
El primer paso que debes de dar es separar por orden de importancia. Invierte tu tiempo en cosas que realmente merecen la pena.
Por ejemplo: Divide grandes categorías en otras más pequeñas, te dará más exactitud al momento de tus búsquedas. Si tu negocio tiene clientes o proveedores, crea una carpeta para cada uno. Si los documentos del cliente son muchos divide la carpeta en más categorías. Separa las que más utilizas, las que no ocupes tanto, guárdalas en un lugar seguro.
Paso 2: A la mano lo que necesites.
Una vez separados tus documentos, organiza cuáles de ellos son documentos que utilizas en el día a día en un archivador. Para los demás archivos si no tienes mucho espacio, puedes contratar algún servicio de resguardo de documentos.
Paso 3: Etiquetas y colores para una vida más simple.
Las etiquetas y colores no sólo te ayudará a distinguir tus archivos más importantes sino que además facilitará encontrarlos y ubicarlos, ya que con un vistazo podrás saber de qué documento se trata.
Paso 4: Fechas
La organización de archivos por fechas te ahorrará mucho tiempo. Crea 12 carpetas (una para cada mes del año) y una adicional de 31 subcarpetas (para cada día del mes). Llena cada carpeta con los documentos que usted necesita para trabajar en esa misma fecha. Este sistema te ayudará a mantener un registro de todo lo que tienes que hacer.
Con estos 4 sencillos pasos podrás tener un archivero más ordenado y agilizar tu trabajo. Un sistema de organización sencillo hará tu vida más fácil, sólo ten en cuenta seguir con la organización de documentos todos los días hasta crear un hábito. Recuerda que si necesitas ayuda profesional para organizar y almacenar tus documentos, puedes consultarnos.